Die XRechnung ist die deutsche Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU. Es handelt sich dabei um die europaweite Einführung eines elektronischen Rechnungsformates, welches inzwischen alle öffentlichen Auftraggeber in allen Mitgliedsstaaten empfangen und verarbeiten können. Jeder EU-Mitgliedsstaat hat die jeweiligen landesspezifischen Besonderheiten berücksichtigt und gemäß der CEN Norm ein eigenes elektronisches Rechnungsformat entwickelt. Während andere Staaten bereits Erfahrungen sammeln konnten, ist die Einführung der XRechnung in Deutschland seit 27. November 2020 abgeschlossen. Die Behörden akzeptieren auf Bundesebene seit diesem Stichtag nur noch Rechnungen in elektronischer Form und zwar im Format XRechnung.
Die XRechnung ist ein XML-Datensatz. Eine für den Menschen lesbare Variante wie z.B. eine PDF-Komponente ist nicht vorgesehen, da der Austausch der Rechnung ohne Medienbruch vom rechnungserstellenden System direkt in die Systeme des Auftraggebers erfolgen soll. Selbst rechnungsbegründende Anlagen, die elektronisch zusammen mit der eigentlichen Rechnung eingereicht werden sollen, sind gemäß der XRechnung-Spezifikationen innerhalb des XML-Codes einzubetten. Lieferanten von öffentlichen Auftraggebern stehen damit gleich vor mehreren Herausforderungen, sofern ihr rechnungserstellendes System nicht in der Lage ist, ein valides XRechnungsformat zu erzeugen und Anlagen darin zu integrieren.
Weshalb werden nun in ganz Europa und weltweit elektronische Rechnungsformate entworfen und von Behördenseite forciert?
Einerseits, weil die Automatisierung von Rechnungsprozessen für alle Beteiligten sehr viel Zeit und Geld einspart, und andererseits um die Transparenz von Geldgeschäften zu erhöhen.
Eine elektronische Rechnungsverarbeitung ermöglicht sofortige Kosteneinsparungen sowie eine relevante Optimierung der gesamten Rechnungsbearbeitung bis hin zur vollständigen Automatisierung. Deshalb sind sowohl der Versender als auch der Empfänger Nutznießer. Was früher ausschließlich großen Unternehmen und Konzernen vorbehalten war, ist heute mit einem Provider für Unternehmen aller Branchen und Größen möglich!
* Dies gilt auch für PDF die per E-Mail übermittelt werden. Denn das bedeutet nichts anderes, als dass strukturierte Daten in ein digitales Bild verwandelt werden, die der Empfänger entweder ausdruckt oder durch den Einsatz spezialisierter Software und Korrekturprozessen wieder in eine maschinell verarbeitbare Form bringen muss.
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Generell ist es vorgesehen, dass ein öffentlicher Auftraggeber dem Lieferanten alle notwendigen Informationen an den Lieferanten übermittelt, damit dieser in der Lage ist, seine erbrachten Leistungen abzurechnen. Dies umfasst einerseits das eigentliche Rechnungsformat, was meist ein reines Datenformat wie die XRechnung nach UBL oder EN16931 sein dürfte. Andererseits ist der Übertragungsweg bzw. eine Plattform zum Einreichen des Rechnungsdatensatzes eine wichtige Information. Denn anders wie in den meisten europäischen Staaten, steht in Deutschland mehr als ein Weg zur Rechnungsübermittlung zur Verfügung. Der Grund liegt u.a. im Föderalismus.
Auf Bundesebene existieren zwei zentrale Rechnungseingangsplattformen. Unmittelbare Bundesbehörden empfangen die XRechnung über den ZRE, mittelbare Bundesbehörden benutzen dafür den OZG-RE.
Auf Ebene der Länder stehen eigene Lösungen zur Verfügung, einige Bundesländer haben sich dem OZG-RE angeschlossen. Andere Bundesländer haben keine zentrale Stelle zur Einreichung von Rechnungen. In diesem Fall ist jede Kommune und unterhalb des Landes angesiedelte öffentliche Einrichtung selbst für den Empfang und die Verarbeitung der elektronischen Rechnung verantwortlich.
Unternehmen, die als Lieferant und Dienstleister für öffentliche Auftraggeber tätig werden, haben also eine gewisse Art von elektronischer Logistik zu bewältigen, um alle Vorteile einer elektronischen Rechnungsübermittlung zu realisieren. Diese und alle weiteren Herausforderungen rund um die XRechnung lösen wir als Provider gerne für Sie.
TRAFFIQX® Technologie steckt bereits heute in zahlreichen Anbindungen von Unternehmen und Behörden, mit denen Rechnungen im Format XRechnung ausgetauscht werden. Die TRAFFIQX® Provider bieten sowohl für den Versand als auch für den Empfang alle notwendigen Funktionen an, um effizient und automatisiert XRechnung verarbeiten zu können.