Papier-Dokumente an Kunden schicken und von Kunden bearbeiten

Viper 2 Paper

Viper 2 Paper

Unternehmen haben oft noch Geschäftspartner, deren Prozesse noch nicht auf den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten eingestellt sind und die deshalb Papier-Dokumente wünschen. Für b4 Nutzer ist das ganz einfach, denn wir versenden auch Briefpost. Dabei nutzt ein über b4 versendendes Unternehmen VIPER™ zur Druckdatenübertragung wie beim elektronischen Versand. Für den nachfolgenden Papierversand haben wir externe Dienstleister mit Hochsicherheits-Druck-Zentren, die führend sind und nach allen Kriterien der Qualitätssicherung arbeiten. Alle externen Postversand-Dienstleister gehören zum Experten-Verbund der b4 Netzwerk-Partner. So bieten wir den b4 Nutzern alle Vorteile des industriellen Druckens & Kuvertierens: Kapazitäten mit schnellen Durchlaufzeiten, gebündeltes Versenden pro Empfänger und Porto-Optimierungen. Der b4 Versender erhält die Rückmeldung zum Versand seiner Briefpost über das b4 Portal und behält so die gleiche Transparenz und Kontrolle wie bei der rein elektronischen Zustellung. b4 Nutzer sparen durch die industrielle Produktion, das gebündelte Versenden pro Empfänger, Porto-Optimierungen und alternative Zustelldienste rund 10 bis 35% ihrer interner Kosten.

Paper 2 Viper

Paper 2 Viper

Für eingehende Papier-Dokumente wie Auftragsbestätigungen, Lieferavise und Gutschriften als Briefpost von Kunden an ein Unternehmen, das b4 nutzt, bieten wir die Posteingangsbearbeitung, die Digitalisierung und Datenerfassung modular abrufbar an. Unternehmen können die gewünschten b4 Servicemodule aus der Prozesskette vom Posteingang über die Belegvorbereitung, das Scannen, sowie die Datenextraktion und -verifikation auswählen. Modernste Erkennungs-Technologien (OCR) in Hochleistungs-Scan-Zentren in Verbindung mit professioneller Dienstleistung sichern Unternehmen ein optimales Preisleistungsverhältnis bei voller Qualitätsgarantie. Hier arbeiten wir mit Experten für Scannen mit Datenerfassung aus unserem b4 Netzwerk. Die Dokumente werden entweder vom Unternehmen zum b4 Partner geschickt oder direkt zum Unternehmens- Postfach beim b4 Partner. Die vom b4 Partner digitalisierten Dokumente werden im definierten Bild- und Datensatzformat in der Eingangspost des b4 Portals bereitgestellt, wie alle anderen empfangenen Dokumente und Daten. Von dort können die Dokumente und Daten vollautomatisch per VIPER Connector, FTP, S-FTP oder Web-Service an die Workflow-, ERP- und Archiv-Systeme eines Unternehmens übergeben werden. Spezielle Connectoren, Interfaces und Workflow-Komponenten von Technologie-Experten für SAP-, Navision-, Archiv- und Dokumentenmangement-Systeme aus dem b4 Netzwerk runden das Angebot ab. Stammdaten, die Unternehmen zur Unterstützung der Datenerfassung bereitstellen, werden ebenfalls vollautomatisch vom VIPER Connector über das Portal zum Erfassungsprozess transferiert.

Viper 2 Fax

Viper 2 Fax

In der heutigen Zeit ist der Austausch von Geschäftsdokumenten via Fax nicht mehr sehr intensiv. Dennoch gibt es b4 Nutzer, die diesen Kommunikationsweg in der Kunden-Kommunikation brauchen. Deshalb bieten wir, soweit rechtlich erlaubt, b4 Nutzern in Kombination mit VIPER™ auch die Aufbereitung und den Versand von Geschäftsdokumenten per Fax an ihre Kunden an. Für den b4 Nutzer ändert sich dabei nichts. Er nutzt VIPER™ zur Datenübertragung wie für die anderen Versandwege an seine Kunden. Der b4 Fax-Service sorgt für die korrekte Zustellung. Der b4 Nutzer erhält die Rückmeldung zu seinem Fax-Versand über das b4 Portal und behält so die gleiche Transparenz und Kontrolle wie bei allen anderen Versandwegen.

Fax 2 Viper

Fax 2 Viper

Da gerade Bestellungen von Kunden auch heute noch sehr oft gefaxt werden, wird hier auch das Servicemodul „Fax 2 VIPER" das wir b4 Nutzern anbieten, beschrieben. Für eingehende Dokumente per Fax, wie z.B. Bestellungen, die Unternehmen von ihren Kunden erhalten, bietet b4 die Digitalisierung und die Datenerfassung modular an, wie beim Modul „Paper 2 VIPER". Bei der Erfassung von Daten aus eingegangenen Fax-Dokumenten arbeiten wir auch wieder mit Dienstleistern, die zum Experten-Verbund der b4 Netzwerk-Partner gehören, zusammen. Modernste Erkennungs-Technologien in Verbindung mit professioneller Dienstleistung sichern b4 Nutzern ein optimales Preisleistungsverhältnis bei gleichzeitiger Qualitätsgarantie. Die Fax-Dokumente werden entweder vom FAX-Server des b4 Nutzers zur Datenextraktion gesendet oder direkt auf den b4 FAX-Server umgeleitet. Beim b4 Partner werden die Daten mit verschiedenen OCR-Technologien aus den Dokumenten extrahiert und verifiziert. Zusätzlich erfolgen manuelle Prüfungen an Bildschirm-Arbeitsplätzen. Die digitalisierten Dokumente werden dem b4 Nutzer im von ihm definierten Bild- und Datensatzformat in der Eingangspost des b4 Portals bereitgestellt, wie alle anderen empfangenen Dokumente. Von dort können die Dokumente und Daten vollautomatisch per VIPER Connector, FTP, S-FTP, oder Web-Service an unternehmensinterne Workflow-, ERP- und Archiv-Systeme der b4 Nutzer übergeben werden. Spezielle Connectoren, Interfaces und Workflow-Komponenten von Technologie-Experten für SAP-, Navision-, Archiv- und Dokumentenmangement-Systeme aus dem b4 Netzwerk komplettieren das b4 Angebot. Stammdaten, die b4 Nutzer dabei zur Unterstützung der Datenerfassung bereitstellen, werden ebenfalls vollautomatisch vom VIPER Connector über das Portal zum Erfassungsprozess transferiert.
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