• Abgeholt: Der Beleg wurde bereits vollständig über den TRAFFIQX Connector auf den Zielserver übertragen.
• Nicht Abgeholt: Der Zieldatensatz wurde vollständig erstellt, jedoch noch nicht übertragen. Die Übertragung erfolgt automatisch in den nächsten Minuten.
• Warte auf Datenerfassung / Datenerfassung: Das Dokument steht für die Erfassung bereit. Hier ist eine manuelle Erfassung notwendig.
• Fehler: Wenn sich der Beleg öffnet und Sie in die Erfassungsmaske gelangen, den Beleg korrekt erfassen. Bei Zustellproblemen, den Beleg in den letzten Verarbeitungsschritt zurücksetzen. Falls weiterhin keine Verarbeitung möglich ist, wenden Sie sich bitte an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein.

Die Übertragung von Rechnungen über das TRAFFIQX® Netzwerk ist die sicherste und effizienteste Methode, um Rechnungen zu empfangen. Da der Lieferant bereits innerhalb des Netzwerks sendet, liegen alle rechnungsrelevanten Informationen vollständig vor. Hier bitte den Lieferanten ansprechen und eine Vernetzung durchführen. (Ein erklärendes Video dazu wird bald verfügbar. Weitere Informationen finden Sie im Handbuch.

Mit der TRAFFIQX-Anbindung werden Sie im PEPPOL-Netzwerk registriert. Das PEPPOL-Netzwerk ermöglicht es Ihnen, sicher und gesetzeskonform elektronische Geschäftsdokumente (E-Rechnungen) von Ihren Lieferanten zu empfangen. Ihre PEPPOL-ID wird aus dem Präfix 9930: und Ihrer Umsatzsteuer-ID zusammengesetzt. Viele EU-Staaten sind ebenfalls an das PEPPOL-Netzwerk angebunden, was den grenzüberschreitenden Empfang von Rechnungen erleichtert. Diese Lösung bietet Ihnen einen zukunftssicheren und effizienten Weg, um E-Rechnungen rechtskonform zu empfangen.

Im Eingangskorb können E-Rechnungen anhand der Spalte „PRCF1“ identifiziert werden. Diese Spalte zeigt an, in welchem Format die Rechnung vorliegt.

Spalte „PRCF1“ einblenden:

1. Wechseln Sie in den Eingangskorb im b4Portal.
2. Klicken Sie auf die „drei Punkte“ in der Tabellenansicht (z.B. neben der Dokumenten-ID)
3. Wählen Sie Spalteneinstellungen
4. Aktivieren Sie das Feld „PRCF1“, um die Spalte sichtbar zu machen.

Mögliche Datenformate:

• TRAFFIQX → Zustellung direkt über das TRAFFIQX Netzwerk
• ZUGFeRD 2 → verschiedene Versionen
• XRechnung → verschiedene Versionen
• EN-Format → Weitere gültige E-Rechnungsformate, z. B. PEPPOL BIS 3.0
• Sonstige Rechnungen → Rechnungen in PDF, TIFF oder älteren Formaten wie ZUGFeRD 1

Wichtiger Hinweis:

ZUGFeRD-Versionen 1.0 sind nicht EN16931-konform und werden daher als sonstige Rechnungen klassifiziert.

Mail2Inbox: Bei der Einrichtung wird eine individuelle E-Mail-Adresse für jeden Teilnehmer festgelegt. Rechnungen, die an diese E-Mail-Adresse gesendet werden, landen automatisch im Eingangskorb des jeweiligen Teilnehmers und werden dort weiterverarbeitet – schnell und unkompliziert.

Scan2Inbox: Mit dem TRAFFIQX® Connector können Sie bei Bedarf gescannte Belege direkt in das Portal hochladen. Diese Belege werden automatisch weiterverarbeitet, wodurch der Verarbeitungsprozess auch für Rechnungen, die noch per Post eingehen, deutlich beschleunigt wird. Ist die Einrichtung gewünscht sprechen Sie uns gerne an.

Nach der Verarbeitung werden eingehende Belege über eine Schnittstelle direkt in Prohibis importiert. Dabei wird zusätzlich zum Datensatz in Prohibis ein PDF-Dokument übergeben, das alle wichtigen Informationen zur Archivierung enthält.

Inhalte des PDF-Dokuments:

Beim Öffnen des PDFs, z. B. mit Adobe Acrobat Reader, finden Sie im Anhang folgende Dateien:

• Originaldokument → z.B. ZUGFeRD, XRechnung oder PDF
• Prozessdatensatz → Daten, die in Prohibis weiterverarbeitet werden
• Index → Übersicht über die Funktionen und Inhalte der einzelnen Dateien

Optionale Inhalte:

• E-Mail des Lieferanten (body.txt) → Inhalt der E-Mail, mit der die Rechnung gesendet wurde
• Anhänge
• Signatur → Elektronische Signatur zur Überprüfung der Echtheit
• Visualisierung → Eine aufbereitete Ansicht der Rechnung für eine bessere Lesbarkeit

Diese Archivierung stellt sicher, dass alle relevanten Informationen für eine spätere Einsicht oder Prüfung vollständig erhalten bleiben.

Im b4Portal können sowohl Kosten- als auch Warenrechnungen verarbeitet und empfangen werden. Beide Rechnungstypen werden über dieselbe Schnittstelle an Prohibis übertragen.

Bitte beachten:

• b4 unterscheidet nicht zwischen Kosten- und Warenrechnungen.
• Nachgelagerte Schritte, wie die Freigabe von Kostenrechnungen in Prohibis, müssen direkt dort erfolgen und werden nicht von b4 unterstützt.

DynamicData ermöglicht es b4, wichtige Informationen aus Lieferantenstammdaten, Zahlungskonditionen und optional Bestellungen zu erhalten. Der Import dieser Daten, aus Prohibis, kann automatisiert und täglich durchgeführt werden.

• Lieferantennummer und Zahlungskonditionen: Diese werden anhand der Umsatzsteuer-ID oder der IBAN des Lieferanten ermittelt und automatisch im Zieldatensatz ergänzt.
• Gesellschafternummer: Wird über die übermittelten Bestellungen zugeordnet und ebenfalls im Zieldatensatz hinterlegt.

Für eine detaillierte Erklärung zur Funktionsweise sehen Sie sich bitte das Video zur Dokumentenerfassung an.

Zur Zuordnung der Gesellschafternummer im b4Portal gibt es drei Ansätze:

• Feste Gesellschafternummer: Eine festgelegte Gesellschafternummer wird immer übertragen.
• Pro Gesellschafter ein Teilnehmer: Für jede Gesellschafternummer gibt es einen eigenen Teilnehmer im b4Portal mit einer festen Nummer und einer individuellen E-Mail-Adresse.
• Ein Teilnehmer mit Bestellzuordnung: Ein Teilnehmer im b4Portal übernimmt die Zuordnung der Gesellschafternummer anhand einer Bestellliste. Falls keine Bestellnummer ermittelt wird, wird eine feste Gesellschafternummer übergeben.

Zusätzlich kann die korrekte Übertragung der Gesellschafternummer über eine direkte Übermittlung zwischen zwei TRAFFIQX®-Teilnehmern oder durch die Nutzung von Goldtemplates erfolgen.

Ein Goldtemplate ermöglicht es, Beleginformationen eines gewünschten Lieferanten automatisch auszulesen. Die Extraktion wird von b4 eingerichtet, um eine vollständig automatisierte Verarbeitung zu gewährleisten. Das ist besonders sinnvoll bei Lieferanten, die Ihnen ein hohes Belegvolumen senden. Dadurch profitieren Sie von maximaler Effizienz und Zeitersparnis, da keine manuelle Erfassung der Belege mehr erforderlich ist.

Bei Fragen oder Interesse wenden Sie sich bitte an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein.

Standardmäßig ist die automatische Verbuchung von Eingangsbelegen aktiviert. Dadurch wird der Zieldatensatz automatisch erstellt und übertragen, sofern alle benötigten Pflichtfelder gefüllt sind und die Beträge rechnerisch zusammenpassen. Bei der manuellen Verbuchung hingegen muss ein Benutzer jeden Beleg vor der Erstellung des Zieldatensatzes einmal abspeichern. Dies ermöglicht eine zusätzliche Kontrolle der Belege.
Hinweis: Belege, die direkt über das TRAFFIQX® Netzwerk zugestellt werden, sind von der Regelung ausgenommen und werden immer automatisch verbucht.
Falls Sie eine Umstellung wünschen, wenden Sie sich bitte an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein.

Um eine schnelle und effiziente Bearbeitung Ihrer Anfragen zu ermöglichen, senden Sie Ihr Ticket bitte an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein. und geben alle relevanten Informationen so detailliert wie möglich an.

Wichtige Angaben für eine schnelle Bearbeitung:

• Geben Sie eine genaue Schilderung des Problems an und unterstützen Sie diese mit Screenshots oder auftretender Fehlermeldungen (wenn möglich)
• Falls bestimmte Rechnungen betroffen sind, geben Sie bitte immer die eindeutige Dokumenten-ID an (kein Screenshot).
• Falls mehrere Gesellschaften betroffen sind, bitte die Teilnehmernummer und den Firmennamen
• Der Betreff sollte das Problem oder die Anfrage kurz und präzise beschreiben.
• Falls Sie bereits Schritte zur Fehlerbehebung unternommen haben, teilen Sie diese mit.

Mit diesen Informationen kann der Support Ihr Anliegen schneller analysieren und eine passende Lösung bereitstellen.

Hier finden Sie nochmal eine Übersicht der wichtigsten Themen und Anleitungen, die im b4 Handbuch ausführlich beschrieben werden. Um das Handbuch zu öffnen, wird ein Zugang zum b4Portal benötigt.

Eingangskorb: Übersicht und Verwaltung eingehender Belege: Zum Handbucheintrag

Benutzer: Informationen zur Benutzerverwaltung im b4Portal: Zum Handbucheintrag

Rollenkonzept: Übersicht der Benutzerrollen und Rechte: Zum Handbucheintrag 

Erfassung: Hinweise zur Daten- und Belegerfassung: Zum Handbucheintrag 

Vernetzung: Schritte zur Vernetzung mit Ihren Geschäftspartnern: Zum Handbucheintrag 

DynamicData: Umgang mit Stammdaten, Zahlungskonditionen und Bestellinformationen: Zum Handbucheintrag 

TRAFFIQX® Connector: Einrichtung und Nutzung des Connectors: Zum Handbucheintrag 

E-Mail2Inbox: Belegeingang über E-Mail: Zum Handbucheintrag 

Fehlercodes: Erklärung möglicher Fehlermeldungen: Zum Handbucheintrag 

Kontakt:
Falls Sie weitere Fragen haben, wenden Sie sich gerne an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein.