XRechnung in Deutschland

Was ist die XRechnung?

Die XRechnung ist die deutsche Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU. Es handelt sich dabei um die europaweite Einführung eines elektronischen Rechnungsformates, welches inzwischen alle öffentlichen Auftraggeber in allen Mitgliedsstaaten empfangen und verarbeiten können. Jeder EU-Mitgliedsstaat hat die jeweiligen landesspezifischen Besonderheiten berücksichtigt und gemäß der CEN Norm ein eigenes elektronisches Rechnungsformat entwickelt. Während andere Staaten bereits Erfahrungen sammeln konnten, ist die Einführung der XRechnung in Deutschland seit 27. November 2020 abgeschlossen. Die Behörden akzeptieren auf Bundesebene seit diesem Stichtag nur noch Rechnungen in elektronischer Form und zwar im Format XRechnung.

Die XRechnung ist ein XML-Datensatz. Eine für den Menschen lesbare Variante wie z.B. eine PDF-Komponente ist nicht vorgesehen, da der Austausch der Rechnung ohne Medienbruch vom rechnungserstellenden System direkt in die Systeme des Auftraggebers erfolgen soll. Selbst rechnungsbegründende Anlagen, die elektronisch zusammen mit der eigentlichen Rechnung eingereicht werden sollen, sind gemäß der XRechnung-Spezifikationen innerhalb des XML-Codes einzubetten. Lieferanten von öffentlichen Auftraggebern stehen damit gleich vor mehreren Herausforderungen, sofern ihr rechnungserstellendes System nicht in der Lage ist, ein valides XRechnungsformat zu erzeugen und Anlagen darin zu integrieren.

Weshalb werden nun in ganz Europa und weltweit elektronische Rechnungsformate entworfen und von Behördenseite forciert?
Einerseits, weil die Automatisierung von Rechnungsprozessen für alle Beteiligten sehr viel Zeit und Geld einspart, und andererseits um die Transparenz von Geldgeschäften zu erhöhen.

Eine elektronische Rechnungsverarbeitung ermöglicht sofortige Kosteneinsparungen sowie eine relevante Optimierung der gesamten Rechnungsbearbeitung bis hin zur vollständigen Automatisierung. Deshalb sind sowohl der Versender als auch der Empfänger Nutznießer. Was früher ausschließlich großen Unternehmen und Konzernen vorbehalten war, ist heute mit einem Provider für Unternehmen aller Branchen und Größen möglich!

Zeit sparen

Übermitteln/Verarbeiten Sie Dokumente in Echtzeit! Unabhängig von Ladesgrenzen und unterschiedlich langen Wegen von der Poststelle bis hin zum schlussendlichen Bestimmungsort sind elektronische Dokumente einfach schneller verfügbar. Eine schnelle Bearbeitungszeit von Rechnungen dient nicht zuletzt dem Auftragnehmer durch schnellere Bezahlung und dem Auftraggeber durch Einhalten von Skontofristen.

Geld sparen

Eine elektronische Verarbeitung von Dokumenten reduziert einen Großteil der Kosten eines herkömmlichen Verfahrens. Neben dem wohl größten Kostenfaktor, das Porto, sind auch die Anschaffung, Wartung und Unterhaltung von Druckers, sowie der Wegfall von Papier, Kuvretierung und Arbeitszeit nicht außer Acht zu lassen. Auf Empfängerseite ist der aufändige manuelle Prozess der Posteingangsverarbeitung zu weiten Teilen automatisierbar.

Umwelt schonen

Eine medienbruchfreie Übermittlung und Verarbeitung elektronischer Dokumente und Datensätze schont nachhaltig die Umwelt und trägt zu einem bewussteren Umgang mit knappen Resourcen bei. Macht man sich bewusst, dass man heute noch viel zu oft digitale Informationen auf Papier bringt, über lange Strecken transportiert, nur um sie dann wieder in digitale Dokumente zu verwandeln, lässt diese Erkenntnis keine Zweifel: Es gibt keinen Grund, dies weiter beizubehalten!

Wohin mit der XRechnung?

Die XRechnung im föderalistischen System Deutschlands

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Bildquelle: Bonpago GmbH

Generell ist es vorgesehen, dass ein öffentlicher Auftraggeber dem Lieferanten alle notwendigen Informationen an den Lieferanten übermittelt, damit dieser in der Lage ist, seine erbrachten Leistungen abzurechnen. Dies umfasst einerseits das eigentliche Rechnungsformat, was meist ein reines Datenformat wie die XRechnung nach UBL oder EN16931 sein dürfte. Andererseits ist der Übertragungsweg bzw. eine Plattform zum Einreichen des Rechnungsdatensatzes eine wichtige Information. Denn anders wie in den meisten europäischen Staaten, steht in Deutschland mehr als ein Weg zur Rechnungsübermittlung zur Verfügung. Der Grund liegt u.a. im Föderalismus.

Auf Bundesebene existieren zwei zentrale Rechnungseingangsplattformen. Unmittelbare Bundesbehörden empfangen die XRechnung über den ZRE, mittelbare Bundesbehörden benutzen dafür den OZG-RE.

Auf Ebene der Länder stehen eigene Lösungen zur Verfügung, einige Bundesländer haben sich dem OZG-RE angeschlossen. Andere Bundesländer haben keine zentrale Stelle zur Einreichung von Rechnungen. In diesem Fall ist jede Kommune und unterhalb des Landes angesiedelte öffentliche Einrichtung selbst für den Empfang und die Verarbeitung der elektronischen Rechnung verantwortlich.

Unternehmen, die als Lieferant und Dienstleister für öffentliche Auftraggeber tätig werden, haben also eine gewisse Art von elektronischer Logistik zu bewältigen, um alle Vorteile einer elektronischen Rechnungsübermittlung zu realisieren. Diese und alle weiteren Herausforderungen rund um die XRechnung lösen wir als Provider gerne für Sie.

Welche Anforderungen stellt die XRechnung?

Nicht alle rechnungserstellenden Systeme sind in der Lage eine valide XRechnung zu generieren. Folgende Punkte gilt es in der Zusammenarbeit mit einem Provider zu beachten, der die XRechnung dann im Auftrag des Lieferanten erstellt und sicher zum jeweiligen Empfänger transportiert:

Leitweg-ID / Buyer Reference

Ein öffentlicher Auftraggeber teilt dem Auftragnehmer zusammen mit der Beauftragung eine sog. Leitweg-ID mit. Diese muss bei der Rechnungstellung unbedingt als Buyer Reference angegeben werden. Dabei ist zu beachten, dass ein Auftraggeber durchaus mehr als nur eine Leitweg-ID verwenden kann.

Ansprechpartner

Ein Ansprechpartner auf Seiten des Auftraggebers inkl. dessen E-Mail- oder DE-Mail-Adresse muss ausgewiesen werden.

Aufbau der Positionen

Die einzelnen Positionen müssen insich schlüssig sein. Mengen, Einheiten und ggf. Gebindegrößen müssten rechnerisch korrekt sein. Workarounds sind hier oft problematisch. Bei zwei Umsatzsteuersätzen ist je Position auch die Umsatzsteuer auszuweisen.

Angabe der Zahlungsart

Auf welche Weise ein Leistungsempfänger seine Rechnung begleichen soll ist inkl. aller dazu notwendigen Informationen auf dem Beleg zu vermerken.

Zahlungsziel und IBAN

Auf dem Briefbogen selbstverständlich, aber in einem Datensatz nicht unbedingt, ist die Angabe der Bankverbindung zur Begleichung einer Rechnung. Darüber hinaus ist das Zahlungsziel anzugeben.

Weitere Daten je nach Geschäftsfeld

Basierend auf dem jeweiligen Geschäftsfeld können weitere Informationen zu den Pflichtangaben in einer XRechnung gehören. Diese lassen sich jedoch nicht zusammenfassen. Wir empfehlen deshalb den Check Ihrer derzeitigen Rechnung auf Tauglichkeit durch einen Provider, vorzugsweise aus dem TRAFFIQX® Netzwerk.

TRAFFIQX® und die XRechnung

TRAFFIQX® Technologie steckt bereits heute in zahlreichen Anbindungen von Unternehmen und Behörden, mit denen Rechnungen im Format XRechnung ausgetauscht werden. Die TRAFFIQX® Provider bieten sowohl für den Versand als auch für den Empfang alle notwendigen Funktionen an, um effizient und automatisiert XRechnung verarbeiten zu können.

TRAFFIQX® Netzwerk

Alle Teilnehmer des TRAFFIQX® Netzwerks sind als Versender und als Empfänger verfügbar – unabhängig davon, bei welchem TRAFFIQX® Provider diese angebunden sind.

PEPPOL

TRAFFIQX® bietet als PEPPOL Access Point Zugang zum PEPPOL Netzwerk an. Das bedeutet, dass ein Teilnehmer über uns bei PEPPOL registriert werden und dann über PEPPOL sowohl Dokumente empfangen als auch versenden kann.


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